PENDEKATAN SISTEM : JARINGAN KERJA dan PERT

  A.   Pendekatan Sistem

Pendekatan sistem adalah upaya untuk melakukan pemecahan masalah yang dilakukan dengan melihat masalah yang ada secara menyeluruh dan melakukan analisis secara sistem.

1.    Usaha-usaha Dalam Pendekatan Sistem

Adapun usaha-usaha dalam pendekatan sistem sebagai berikut: 

1. Usaha Persiapan merupakan usaha mempersiapkan pimpinan dalam suatu kegiatan /organisasi untuk memecahkan masalah sama halnya dengan menyediakan orientasi sistem.
2.  Usaha Definisi merupakan usaha mengidentifikasi masalah ada atau akan ada.
3. Usaha Solusi merupakan usaha pimpinan dalam mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama.

2.    Manfaat Pendekatan Sistem

• Perencanaan pekerjaan lebih terkonsep.
• Meminimalisir masalah yang ada dalam sistem tersebut.
• Membantu dalam mencari solusi serta alternatif dari setiap permasalahan yang timbul.
• Arah dan tujuan dari pekerjaan dapat direncanakan dengan jelas.
• Menuntut para pekerja untuk berpikir sistematis, dan sebagainya.

  B.   Jaringan Kerja

Jaringan kerja adalah suatu sistem kontrol proyek dengan cara menguraikan pekerjaan menjadi komponen-komponen yang dinamakan kegiatan (activity) yang disusun dan diatur sedemkian rupa sehingga memungkinkan proyek dapat dilaksanakan dan diselesaikan dengan ekonomis, dalam waktu yang sesingkat mungkin dengan jumlah tenaga kerja yang minimum.

   1)    Kegunaan dan Keuntungan Jaringan Kerja

  Jaringan kerja mempunyai kegunaan sebagai berikut:

• menyusun urutan kegiatan proyek;
• membuat perkiraan jadwal proyek;
• meminimalisasi kemungkinan ketidaktetapan penggunaan sumber daya.

  Terdapat beberapa keuntungan dari adanya jaringan kerja, yaitu:

• Merencanakan suatu proyek secara lebih detail, karena keharusan menggambarkan logika ketergantungan dari setiap kegiatan dalam jaringan kerja.
• Pengaturan waktu, usaha dan perhatian tertentu secara intensif.
• Perencanaan jaringan kerja sangat membantu dalam komunikas
• Dengan perencanaan jaringan kerja sangat besar kemungkinan pelaksanaan proyek secara lebih ekonomis dan dapat mendayagunakan berbagai sumber yang dibutuhkan.

  2)    Langkah-langkah Dalam Menyusun Jaringan Kerja

Ada beberapa tahapan yang diperlukan dalam penyusunan perencanaan jaringan kerja, tahapan tersebut diantaranya: Pertama, Inventarisasi kegiatan-kegiatan dalam suatu proyek. Kedua, Perhatikan saling ketergantungan atau logika ketergantungan antara kegiatan yang satu dengan yang lainnya. Ketiga, Penunjukkan unsur waktu dapat ditentukan baik berdasarkan pengalaman teori serta perhitungan tertentu, baik menyangkut kapan kegiatan dimulai maupun kegiatan tersebut berakhir serta lamanya kegiatan tersebut berlangsung.

Tujuan dan Aturan Menggambar Jaringan Kerja

  v  Adapun tujuan jaringan kerja adalah:

• Untuk mengkoordinir semua unsur ( elemen ) proyek kedalam suatu rencana  utama dengan menciptakan suatu model kerja.
• Mempelajari alternatif-alternatif yang terdapat didalam dan diluar proyek.
• Untuk mendapatkan atau mengembangkan jadwal yang optimum.
• Penggunaan sumber-sumber secara efektif dan efisien.
• Alat komunikasi antar pimpinan
• Pengawasan pembangunan proyek.
• Memudahkan revisi atau perbaikan terhadap penyimpangan yang terjadi.

  v Beberapa aturan yang dapat dijadikan pegangan dalam menggambar jaringan kerja:

• buatlah anak panah dengan garis penuh dari kiri ke kanan dan garis putus-putus untuk dummy.
• dalam menggambar anak panah usahakan adanya bagian yang mendatar untuk tempat keterangan kegiatan dan kurun waktu;
• keterangan kegiatan ditulis di atas anak panah, sedangkan kurun waktu dibawahnya;
• hindarkan sejauh mungkin garis yang saling menyilang;
• kecuali untuk hal khusus, panjang anak panah tidak ada kaitannya dengan lamanya kurun waktu;
• peristiwa / kegiatan dilukiskan sebagai lingkaran, dengan nomor yang bersangkutan jika mungkin berada di dalamnya.
• nomor peristiwa sebelah kanan lebih besar dari sebelah kiri.

  C.   PERT

PERT adalah singkatan dari Programme Evaluation and Review Technique (teknik pengevaluasian dan peninjauan kembali). PERT juga merupakan suatu alat manajemen proyek yang digunakan untuk melakukan penjadwalan, mengatur dan mengkoordinasikan bagian-bagian pekerjaan yang ada di dalam suatu proyek.

  1.    Komponen-komponen Dalam PERT

Berikut merupakan komponen-komponen dalam jaringan PERT, yaitu:

Peristiwa (event), Kegiatan (activity), dan Waktu kegiatan (activity time) yang mencakup waktu optimis (To), waktu realistic (Te), waktu pesimis (Tp).

  2.    Kegunaan PERT

Kegunaan PERT secara terinci adalah sebagai berikut:

1. Dengan adanya hubungan ketergantungan yang logis dari masing-masing kegiatan jaringan kerja, maka para manajer, administrator haruslah mengadakan perencanaan terinci sebelum suatu proyek dilaksanakan.
2. Dengan adanya peristiwa atau event yang menunjukkan selesainya suatu kegiatan yang diakibatkan oleh satu atau lebih kegiatan, kita dapat mengetahui jauh sebelumnya hambatan-hambatan yang terjadi, sehingga dapat mencari beberapa alternative tindakan pencegahan.
3. Pada jaringan kerja dapat digambarkan dengan jelas kegiatan-kegiatan yang mempunyai waktu pelaksanaan kritis dan kegiatan-kegiatan yang tidak kritis, sehingga kita dapat menyiapkan langkah-langkah apa yang harus ditempuh.
4. Gambaran suatu jaringan kerja memberikan bantuan yang sangat penting dalam komunikasi.
5. Jaringan kerja memberikan kesempatan untuk memilih pelaksanaan kegiatan lebih ekonomis dari segi pembiayaan, kepastian menggunakan sumber-sumber dan sebagainya.

  3.    Sejarah PERT

   Latar belakang PERT dimulai ketika berselangnya Gantt (Bar) dan Milestone Charts berkembang dan di terapkan sebagai sistem dalam manajemen, maka pada tahun 1956, Dupont mencoba melakukan penyelidikan akan kegunaan komputer dalam usaha penyempurnaan, perencanaan, penjadwalan, dan pelaporan perkembangan perusahaan permesinan. PERT dikembangkan dalam tahun 1950-an oleh Angkatan Laut Amerika  Serikat dengan bantuan perusahaan konsultan manajemen Booz, Allen & Hamilton. PERT merupakan metoda analisis yang di rancang untuk melakukan scheduling dan pengawasan proyek-proyek yang bersifat kompleks dan yang memerlukan kegiatan-kegiatan tertentu yang harus dijalankan dalam urutan tertentu adalah pertimbangan utama dalam penggunaan jaringan atau aliran rencana PERT.

  

  4.    Lambang dan Istilah yang Digunakan Dalam PERT

     Lingkaran kecil = node, lingkaran kecil menunjukkan suatu peristiwa atau kejadian. Ciri kas dari peristiwa / kejadian adalah sebagai berikut:

1. Suatu peristiwa dapat sebagai titik permulaan dalam proses kegiatan atau titik akhir.
2. Tidak menghabiskan waktu.
3. Tidak menggunakan sumber baik tenaga, fasilitas dan dana.
4. Setiap kejadian / peristiwa dalam suatu jaringan kerja digambarkan dalam bentuk lingkaran kecil atau persegi.
5. Menyatakan suatu peristiwa yang sudah terjadi.
6. lingkaran kecil bernomor. Lambang ini menunjukkan bahwa setiap peristiwa dalam suatu jaringan kerja diberi nomor.
7. anak panah = arrow pada gambar ini menyatakan suatu aktivitas atau kegiatan.
8. Dua lingkaran dihubungkan oleh anak panah, yang menggambarkan bahwa suatu aktivitas menghubungkan peristiwa atau kejadian.
9. suatu peristiwa dapat dimulai banyak kegiatan. Kegiatan ini dapat juga dilakukan secara serempak atau bersamaan.
10. banyak kegiatan yang dilakukan menuju suatu peristiwa.
11. Anak panah terputus-putus menggambarkan aktivitas semu.

  5. Ketentuan Dalam Penyusunan Jaringan Kerja

1. Suatu peristiwa tidak dapat terjadi sebelum kegiatan yang mendahuluinya selesai.
2. Sebelum suatu kegiatan dapat dimulai, semua kegiataan yang mendahuluinya harus sudah selesai
3. Setiap kegiatan tertuju pada satu peristiwa.
4. Perhitungan selalu dimulai dari kiri ke kanan
5. Semua kegiatan dalam jaringan kerja harus selesai pada tujuan akhir
6. Panah hanya menujukkan logika bahwa suatu aktivitas mendahului aktivitas yang lain  yang mengikutinya, dan panjang panah tidak mempunyai arti apa-apa.
7. Menggambarkan kegiatan majemuk dalam jaringan kerja perlu kita pecahkan menjadi bagian-bagian yang lebih kecil
8. Jaringan melingkar perlu dihindari.
9. Jika terjadi suatu peristiwa tergantung atau bebas tanpa hubungan, itulah yang dinamakan jaringan tergantung

  6.    Langkah-langkah Dalam Menggambarkan PERT

• Pikirkan dan tuliskan semua peristiwa yang ada dan akan terjadi.
• Tempatkan peristiwa-peristiwa tersebut dalam suatu urutan yang logis, kemudian beri nomor secara berurutan menurut waktu terjadinya.
• Buatlah daftar peristiwa tersebut secara serial, mulai dengan peristiwa akhir dan berahkir pada peristiwa awal (1) yang merupakan permulaan proyek.
• Tunjukkan peristiwa yang mendahului setiap peristiwa dan letakkan dalam suatu daftar

   7. Model-model PERT