PENDEKATAN SISTEM PADA MASA YANG AKAN DATANG

Sistem Menurut Azrul Azwar, Sistem ialah satu kesatuan yang utuh diperkirakan berhubungan,serta satu sama lain saling mempengaruhi, yang ketemunya dengan sadar dipersiapkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pendekatan Sistem adalah upaya untuk melakukan pemecahan masalah yang dilakukan dengan melihat masalah yang ada secara menyeluruh dan melakukan analisis secara sistemPendekatan sistem pada masa yang akan datang adalah kegiatan yang dilakukan untuk melakukan pemecahan masalah secara analisis sistem untuk keberhasilan suatu organisasi di masa yang akan datang.

  A.   Meramalkan Masa yang Akan Datang

sulit untuk membuat ramalan-ramalan yang tepat terhadap aplikasi pada masa yang akan datang menggunakan pendekatan sistem. Tujuan meramalkan masa yang akan datang adalah dapat memprediksi segala sesuatu yang akan terjadi pada masa yang akan datang dalam organisasi.

  B.   Peninjauan Ulang Terhadap Pendekatan Sistem

Analisis sistem adalah suatu metode atau teknik yang digunakan dalam pemecahan masalah atau pengambilan keputusan, analisi sistem meliputi:

1. Kesadaran akan adanya suatu masalah
2. Identifikasi berbagai alternatif
3. Analisis dan sintesis dari berbagai faktor
4. Penentuan suatu cara pemecahan masalah yang optima; atau sekurang-kurangnya lebih baik
5. Program kegiatan

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam suatu analisa sistem yang baik adalah:

• Tentukan input dan output dasar dari sistem.
• Tentukan proses yang dilakukan di tiap-tiap tahap.
• Rancang perbaikan sistem dan lakukan pengujian dengan :

1. Fersibility : cari yang memungkinkan
2. Viability : kelangsungan
3. Cost : cari yang harganya murah/terjangkau
4. Effectiveness : dengan input yang sedikit, output besar.

• Buat rencana kerja dan penunjukkan tenaga.
• Implementasikan dan penilaian terhadap sistem yang baru.

  C.   Aplikasi sistem pada Organisasi

Penekanan pada aplikasi pendekatan sistem terhadap berbagai jenis organisasi mengenai konsep-konsep desain sistem dan teknik-teknik analisis sistem adalah cocok untuk semua organisasi. Aplikasi pendekatan sistem terhadap masalah organisasi yang akan datang tidaklah simple, Sayles dan Margaret, (1971) menganjurkan bahwa masalah yang dihadapi oleh NASA pada program sosioteknik lainnya. Menurut Eryatno dan Ma'arif (1989), ada tiga macam kondisi yang menjadi prasyarat agar supaya aplikasi pendekatan sistem dapat memberikan hasil yang memuaskan adalah:

  §  Sasaran sistem didefinisikan secara jelas dan dapat dikenali, meskipun kadang-kala tidak dapat dikuantifikasikan.

  §  Proses pengambilan keputusan dalam sistem riil dilakukan dengan cara sentralisasi yang logis

  §  Skala perencanaannya jangka panjang.

  D.   Pendekatan Sistem dalam Hubungan dengan Organisasi

Hubungan adalah suatu perekat yang menghubungkan berbagai objek secara bersamasama. Dalam sistem yang kompleks dimana parameter atau objek merupakan subsistem, hubungan ini adalah perekat yang menghubungkan berbagai sub-sistem tersebut secara bersama. Organisasi adalah sebuah unit sosial yang dikoordinasi secara sadar, terdiri atas dua orang atau lebih, dan berfungsi dalam suatu dasar yang relative terus menerus guna mencapai satu atau serangkaian tujuan yang telat ditetapkan bersama. Pendekatan sistem dapat digunakan untuk mengahadapi masalah-masalah sosial dan ekonomi.

  E.   Pendekatan Sistem dan Hubungannya dengan Lingkungan

Lingkungan dari suatu sistem bukan hanya termasuk sesuatu yang berada diluar pengawasan sistem tetapi juga sesuatu dimana dalam waktu yang sama juga menentukan dalam berbagai cara kinerja sistem. Karena lingkungan berada diluar sistem, sistem harus dapat melakukan pengawasan langsung terhadap perilakunya. Oleh karena itu, lingkungan dapat dipertimbangkan untuk tetap atau berada pada posisi tertentu agar dapat dihubungkan terhadap masalah sistem. DeGreene, (1971) mengemukakan beberapa tahap yang dapat diikuti dalam pendekatan sistem melihat hubungannya dengan lingkungan sosial, antaranya adalah sebagai berikut:

·      Mengenali masalah-masalah yang dpaat dipecahkan dengan pendekatan sistem.

·     Menentukan sub-sistem, hubungan timbale nalik dan  mendapatkan informasi mengenai input, output,misi, hambatan dan lain-lain.

·   Menentukan program-program khusus, misalnya pengumpulan informasi, pembuatan model dan yang diarahkan pada pemahaman yang lebih baik.

  F.    Peranan Manajer

a.  Peran antarpersonal

1. Pemuka simbolis : terkait dengan tugas tugas seremonial yang bersifat simbolis. Contoh : rektor memberikan ijazah sarjana pada acara wisuda.
2. Pemimpin: mencakup perekrutan, pelatihan, pemberian motivasi, dan pendisiplinan.
3. Perantara (penghubung): berhubungan dengan pihak luar, seperti klien, partner, pemerintah dll.

b.  Peran informasional

1. Penerus informasi : menyebarkan informasi berupa keputusan baru kepada bawahan.
2. Perwakilan : manager sebagai wakil organisasi memberikan pidato, ceramah, ikut seminar dll.

c.   Peran pengambilan keputusan

1. Penyelesai masalah: manajer melakukan tindakan kolektif untuk menyelesaikan masalah.
2. Pengalokasian sumber daya: bertanggung jawab mengatur sumber daya yang ada
3. Negotiator : manajer mendiskusikan berbagai persoalan dan tawar menawar dengan unit lain.